1. Kader, feiten en proces

1.3 Beoordelingsproces

Tot en met 31 januari 2020 hebben Rotterdamse kunstinstellingen subsidieaanvragen ingediend voor het Cultuurplan 2021-2024. De subsidieaanvragen zijn na een ontvankelijkheidstoets en een volledigheidstoets door de gemeente ter advisering aan de RRKC voorgelegd. In deze paragraaf beschrijft de RRKC de werkwijze die is gevolgd. Tijdens een openbare informatiebijeenkomst voor instellingen op 16 oktober 2019 in LantarenVenster heeft de RRKC deze werkwijze toegelicht; vervolgens is die is op de website van de RRKC gepubliceerd. De RRKC heeft alle aanvragers hierover actief geïnformeerd.

Het advies van de RRKC bestaat uit zes delen: de instellingsadviezen gebaseerd op de beleidsplannen van de culturele instellingen, voorzien van een geadviseerd subsidiebedrag en een integraal deel waarin de RRKC zijn keuzes op hoofdlijnen toelicht. Naast het advies over het Cultuurplanbudget adviseert de RRKC over de verdeling van de zogenaamde Beeldende Kunst en Vormgevingsmiddelen (BKV), en over de collectiebeleidsplannen van de instellingen die een gemeentelijke collectie beheren.

Achtereenvolgens komen hierna aan bod: de adviescommissies (I), de uitgangspunten bij de advisering (II) en de verschillende stappen in de advisering (III).

1.3.1 Instelling adviescommissies

De RRKC heeft voor de advisering twaalf commissies van experts ingesteld: elf disciplinecommissies en één overkoepelende, de Commissie Integraal. Deze commissies ondersteunden de RRKC bij de advisering over alle subsidieaanvragen. De commissies zijn na een openbare selectieprocedure samengesteld, waarbij diversiteit een belangrijk criterium was. Andere belangrijke selectiecriteria waren:

  • een kritische, objectieve en onpartijdige houding;
  • geen persoonlijk belang bij een aanvragende culturele instelling;
  • vakinhoudelijke kennis van de betreffende kunstdiscipline;
  • kennis van talentontwikkeling en cultuureducatie;
  • kennis van bedrijfsvoering, marketing en ondernemerschap;
  • kennis van Rotterdam, zowel van de stad als van het publiek;
  • kennis van de thema’s die centraal staan in het komende Cultuurplan: Inclusiviteit, Innovatie en Interconnectiviteit.

De overkoepelende Commissie Integraal bestaat uit commissieleden met een brede deskundigheid.

De elf disciplinecommissies zijn:

  • Architectuur, vormgeving en digitale cultuur
  • Beeldende kunst en fotografie
  • Cultuureducatie
  • Dans
  • Film
  • Letteren en debat
  • Museale collecties en erfgoed
  • Muziek (jazz/pop/urban)
  • Muziek (klassiek/opera/hedendaags)
  • Talentonontwikkeling
  • Theater

In een beperkt aantal gevallen, wanneer sprake was van meerdere disciplines, heeft een tweede disciplinecommissie ook een advies uitgebracht.

1.3.2 Uitgangspunten advisering

Het college van B en W heeft op 1 oktober 2019 een Adviesaanvraag voor het Cultuurplan 2021-2024 aan de RRKC gestuurd. Met deze adviesaanvraag laat het college aan de RRKC weten waarop de RRKC de aanvragen voor het Cultuurplan moet toetsen (zie paragraaf 1.2). Het beleidskader voor het Cultuurplan 2021-2024 vormde het uitgangspunt voor de advisering. Dit bestaat uit de volgende documenten van de gemeente Rotterdam:

De RRKC baseert de instellingsadviezen op de ingediende aanvragen. De RRKC maakte tevens gebruik van verslagen van monitorgesprekken met cultuurplaninstellingen, kennis en ervaring opgedaan bij bezoeken aan instellingen, externe reviews, eerder uitgebrachte adviezen van de RRKC, de sectoradviezen van de Raad voor Cultuur en IABx en de RRKC-beschouwingen over Inclusiviteit, Innovatie en Interconnectiviteit. Voor een beperkt aantal instellingen werd advies ingewonnen bij de Stichting Rotterdam Festivals, gebiedscommissies en wijkraden.

1.3.3 Fasen in de advisering

III. Fasen in de advisering
Het adviseringsproces doorliep drie fasen:

  1. De disciplinecommissies beoordeelden de aanvragen op hun eigen merites (individueel oordeel over de instelling);
  2. De Commissie Integraal beoordeelde de aanvragen op samenhang met hun betekenis voor de stad Rotterdam, specifiek in het kader van de genoemde beleidsthema’s (integraal oordeel);
  3. De RRKC formuleerde het integrale Cultuurplanadvies en stelde het vast.

Fase 1: Individuele beoordeling van de subsidieaanvragen
De disciplinecommissies beoordeelden de aanvragen op criteria. Ze waardeerden de aanvragen aan de hand van een uniforme vragen- en scorelijst. De instellingen kregen voorafgaand aan de bespreking de mogelijkheid hun subsidieaanvraag mondeling toe te lichten door vragen van de commissie te beantwoorden. De commissies maakten tevens gebruik van factsheets en – in een aantal gevallen – van actuele beleidsvisies van de gemeente. De commissie beoordeelde alle aanvragen op de volgende aspecten:

Culturele betekenis

  • artistieke kwaliteit;
  • positie in het Rotterdamse en (inter)nationale culturele veld;
  • het culturele aanbod, te onderscheiden in publieksactiviteiten (de programma’s), cultuureducatie en talentontwikkeling;

Bedrijfsvoering

  • bedrijfsmatige inrichting met aandacht voor de governance;
  • hantering van de Fair Practice Code en in het bijzonder fair pay;
  • financieringsmix (de verhouding tussen subsidies en eigen inkomsten);

Bijdrage aan de beleidsprioriteiten

  • Inclusiviteit, met daarin aandacht voor publieksbereik en publieksvernieuwing;
  • Innovatie;
  • Interconnectiviteit

Van deze drie I’s moest Inclusiviteit het zwaarst wegen.

Bij de acht desbetreffende aanvragen woog de RRKC de specifieke verantwoordelijkheid van de RCB-instellingen, evenals de collectiebeleidsplannen van museale instellingen met een gemeentelijke collectie en aanvragen voor BKV gelden.

RCB
De RRKC beoordeelde ook de manier waarop de acht RCB-instellingen de extra opdracht van de gemeente uitwerken, en de kwaliteit daarvan.

Collectiebeleidsplannen
Bij instellingen met een gemeentelijke museale collectie is beoordeeld hoe het meerjarenbeleidsplan samenhangt met het collectiebeleidsplan.

Beeldende Kunst en Vormgeving
De Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving is een rijksregeling met aanvullende gelden voor beeldende kunst, waaronder fotografie, en vormgeving. Rotterdam ontvangt in het kader hiervan een uitkering van € 2.400.000 uit het gemeentefonds. De gemeente gebruikt de BKV-middelen om een aantrekkelijk woon- en werkklimaat te creëren voor beeldend kunstenaars, fotografen en ontwerpers in de stad en de inkomensvorming van deze groepen te stimuleren. De verdeling van dit budget vond plaats in samenhang met het Cultuurplan 2021-2024.

Wegingskader
Voor de beoordeling per instelling heeft de RRKC het volgende wegingskader opgesteld.

Elk deelaspect (in totaal dertien) werd door de commissies gewaardeerd met een score. Deze werden vermenigvuldigd met een vooraf vastgesteld wegingspercentage. De weging leidde tot een eindscore, die richtinggevend was bij de beraadslaging en besluitvorming van de RRKC over alle instellingsadviezen. Het laatste onderdeel van fase 1 bestond uit het beargumenteren van het adviesbedrag. Uiteraard gold dit niet voor de RCB-instellingen; over die bedragen adviseert de RRKC niet.

Resultaat fase 1
Voor elke subsidieaanvraag werd een advies opgesteld, inclusief een voorgesteld subsidiebedrag. Deze adviezen vormden de input voor de Commissie Integraal.

Fase 2: Beoordeling van alle subsidieaanvragen in samenhang
De opdracht van de overkoepelende Commissie Integraal luidde:

  1. Zorg voor een breed en divers cultuuraanbod met ruimte voor experiment.
  2. Zorg voor een aantrekkelijk aanbod voor een divers publiek met accenten op verschillende doelgroepen.
  3. Creëer extra ruimte voor aanvragers met een samenhangend plan om meer Inclusiviteit in de instelling te realiseren (de 4 P’s van Programma, Publiek, Personeel en Partners).

De Commissie Integraal bekeek de subsidieaanvragen in onderlinge samenhang aan de hand van de driehoek: Culturele betekenis – Bedrijfsvoering – Publiek, en bracht vervolgens advies uit aan de RRKC. Ook de RCB-instellingen maken deel uit van deze samenhang, maar de hoogte van het subsidiebedrag blijft hier buiten beschouwing.

 

Resultaat fase 2
De behandeling in de Commissie Integraal, resulteerde in een integraal advies waarin alle subsidieaanvragen ten opzichte van elkaar werden gewogen en getoetst aan de drie beleidsthema’s Inclusiviteit, Innovatie en Interconnectiviteit. Tevens ontstond een overzicht van de positief beoordeelde instellingen die binnen en buiten het financiële kader voor het Cultuurplan vallen en een overzicht van aanvragen, waarover het advies negatief was.

Fase 3: Formulering en vaststelling integraal Cultuurplanadvies
Op basis van de input van de disciplinecommissies en de Commissie Integraal stelde de RRKC het uiteindelijke Cultuurplanadvies op.