4. BKV-gelden en Collectiebeleid

4.2 Collectiebeleidsplannen

Inleiding
De gemeente Rotterdam heeft een omvangrijke en diverse collectie kunst en erfgoed in eigendom: de Collectie Rotterdam. De gemeente hecht eraan dat de instellingen die deze collectie beheren daartoe voldoende uitgerust zijn en dat zij goede collectiebeleidsplannen hebben voor het beheer en behoud van de collectie en de ontsluiting (presentatie) daarvan.

Met de instellingen die een gemeentelijke collectie beheren, heeft de gemeente afspraken gemaakt. Deze zijn vastgelegd in langdurige collectie-beheerovereenkomsten. Het betreft de volgende instellingen:

  • Museum Boijmans Van Beuningen
  • Museum Rotterdam
  • Maritiem Museum Rotterdam
  • Wereldmuseum
  • Nederlands Fotomuseum (fotocollectie voorheen in beheer bij Wereldmuseum)
  • Centrum Beeldende Kunst Rotterdam (collecties Kunstuitleen Rotterdam en Beeldende Kunst in de Openbare Ruimte)

Er zijn in Rotterdam ook museale en erfgoedinstellingen gevestigd die particuliere collecties beheren: Chabot Museum, Natuurhistorisch Museum Rotterdam, RoMeO (mobiel erfgoed).

De instellingen met een gemeentelijke collectie kregen van de gemeente het verzoek om bij hun aanvraag voor een Cultuurplansubsidie 2021-2024 een collectiebeleidsplan in te dienen. Voor de opstelling van deze plannen volgden de instellingen de gemeentelijke leidraad ‘Handreiking voor het schrijven van een collectieplan‘ die naar een model van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed is opgesteld. Hierin beschrijven de instellingen hun beleid voor de collectie die de gemeente hen in beheer heeft gegeven.

De gemeente verzocht de betrokken instellingen om in hun aanvraag de samenhang tussen het beleidsplan en het collectiebeleidsplan expliciet toe te lichten. Voorts werd de instellingen gevraagd een ‘Verklaring verantwoord collectiebeheer‘ toe te voegen, opgesteld in 2019 door Erfgoedhuis Zuid-Holland. Deze onafhankelijke deskundige, heeft op verzoek van de gemeente, drie aspecten getoetst:

  • het collectiebeheer in relatie tot de zorgcriteria voortvloeiend uit de gemeentelijke collectie-beheerovereenkomst en het collectiebeleid;
  • een visuele inspectie in depots en tentoonstellingsruimten waarbij specifiek gekeken is naar de bewaaromstandigheden, hygiëne en veiligheid;
  • detailinspecties wat klimaat- en lichtomstandigheden betreft, het informatiebeleid en het collectiehulpverleningsplan.

In de meerjarenbegrotingen hebben de museale instellingen hun beheerlasten over de gemeentelijke collectie op verzoek van de gemeente apart begroot.

Beoordeling
In dit hoofdstuk beoordeelt de Raad de collectiebeleidsplannen, langs de lijn van de genoemde aspecten in de leidraad. Daarbij gaat de Raad waar mogelijk in op de in de adviesaanvraag van de gemeente genoemde aandachtspunten:

  • Zijn in het collectiebeleidsplan alle elementen beschreven conform de Leidraad Collectiebeleidsplan (Handleiding cultuurplanaanvragen 2021-2024)?
  • Is er een logische en goed onderbouwde relatie tussen het collectiebeleidsplan en het meerjarenbeleidsplan van de instelling?
  • Staan er aanbevelingen in (de rapportages bij) de ‘Verklaring van verantwoord collectiebeheer 2019’ en zijn deze geadresseerd in het nieuwe collectiebeleidsplan?
  • Wordt op basis van het collectiebeleid van de instelling de gemeentelijke collectie goed beheerd (dus conform in de sector als algemeen geldende maatstaven)?
  • Draagt het collectiebeleid van de instelling bij aan het realiseren van de visie van de Gemeente op de collectie ‘Schatten van Rotterdam’?

Algemene bevinding
De collectiebeleidsplannen zien er volgens de Raad goed en gedegen uit. Ze zijn allemaal opgesteld volgens de Leidraad Collectiebeleidsplan van de gemeente. Ze geven goed weer dat de collecties op verantwoorde wijze worden beheerd. Sommige instellingen benadrukken dat collectiebeheer een verantwoordelijke taak is die zij samen met de gemeente willen uitvoeren.

Uit de inspectie van Erfgoedhuis Zuid-Holland blijkt dat alle musea een verantwoord collectiebeheer voeren op alle onderzochte deelgebieden. De betrokken musea acteren adequaat op de aanbevelingen uit de Verklaringen verantwoord collectiebeheer. Zij beschrijven duidelijk hoe zij aanbevelingen opvolgen en welke acties zij zullen ondernemen of al ondernomen hebben. Hieronder gaat de Raad in op de onderwerpen die de gemeente in de leidraad benoemt.

Collectiebeschrijving en collectievorming
De collecties worden adequaat in de plannen beschreven, zowel qua aard als omvang. Doorgaans beschrijven de instellingen de conditie van de objecten goed. Ook wordt de wijze van collectievorming en het selecteren en afstoten afdoende beschreven. Ontzamelvoorstellen zijn in lijn met de collectiebeleidsplannen en worden vanaf 2019 getoetst aan de LAMO en het gemeentelijk beleidskader Ontzamelen van gemeentelijke museumcollecties. Een enkel museum constateert dat toegenomen regelgeving leidt tot hogere kosten. Ontzamelen is daardoor bewerkelijker dan voorheen, kost extra menskracht en dus geld, wat in sommige gevallen leidt tot de bewuste keuze om niet te ontzamelen. Voor aankopen beschikken de musea over relatief kleine budgetten. Hiervoor worden doorgaans externe financieringsbronnen aangeboord.

Behoud en beheer
Uit de Verklaringen verantwoord collectiebeheer blijkt dat alle betrokken musea hun taak naar behoren uitvoeren, en dat is positief. In het collectiebehoud en -beheer van de individuele instellingen kwamen echter enkele knelpunten naar voren, bijvoorbeeld op het gebied van onderhoud. Het beheer en behoud van de collectie is een kostbare aangelegenheid. De meeste musea beschikken over te weinig middelen om dit goed uit te voeren. Ze hebben vaak ook geen budget voor conservering en restauraties; daarvoor moeten ze extern financiële middelen werven. Museum Rotterdam vraagt extra middelen voor achterstallig werk voor preventieve conservering. Het Maritiem Museum Rotterdam moest keuzes maken voor het onderhoud van zijn drijvende collectie, waardoor sommige objecten niet meer in bedrijf kunnen worden getoond.

CBK Rotterdam draagt zorg voor het beheer van de BKOR-collectie, maar de gemeente stelt hiervoor volgens CBK Rotterdam te weinig middelen beschikbaar. De BKOR-collectie neemt in omvang toe door het aandeel gebouw-gebonden kunst, kunstwerken in (openbare) gebouwen en toenemende populariteit van streetart. De collectie staat er volgens CBK Rotterdam fysiek goed voor, maar verplaatsing en restauratie trekken een zware wissel op het beschikbare budget van CBK Rotterdam en de dienst Stadsbeheer.

Het Nederlands Fotomuseum noemt een knelpunt bij het onderhoud van de Wereldcollectie, die eigendom is van de Gemeente Rotterdam. Het beheer en behoud van deze collectie werd in 2011 overgedragen van het Wereldmuseum aan het Nederlands Fotomuseum, zonder dat het er middelen voor kreeg. Het Nederlands Fotomuseum wil terugkomen op eerdere afspraken en in de komende cultuurplanperiode hiervoor wel de benodigde middelen ontvangen.

Bij een aantal musea vormt bij het behoud en beheer de depotsituatie een knelpunt. Voor de collectie van Museum Boijmans Van Beuningen komt in 2021 in het Museumpark het nieuwe Depotgebouw beschikbaar. De hele collectie zal daar worden opgeslagen onder de nieuwste state of the art condities van klimaatbeheersing en veiligheid. De gemeente heeft hier veel in geïnvesteerd.

Nu vergt de depotsituatie van andere musea haar aandacht. Het Wereldmuseum en Museum Rotterdam hebben het grootste deel van hun collecties ondergebracht in een depotgebouw aan de Metaalhof in Alexanderpolder. Dat is volgens beide musea voor wat betreft opslag, klimaatbeheersing en veiligheid van een penibele kwaliteit. De bewaarcondities worden ervaren als slecht. De door de gemeente gekozen tijdelijke oplossingen leiden alleen maar tot hogere kosten.

Het Wereldmuseum en Museum Rotterdam bepleiten een nieuw state of the art depot voor verschillende museale partners in de stad waar zij graag samen met de gemeente een plan voor willen ontwikkelen. Het Wereldmuseum denkt ook na over een alternatief: een nieuwe opslagcapaciteit van de gehele collectie van het Nationaal Museum van Wereldculturen waar het een onderdeel van is.

Voor de niet-museale collectie van de Kunstuitleen is de depotsituatie eveneens penibel. Het pand voldoet niet, objecten zijn vervuild en de klimaatomstandigheden zijn onder de maat.

Het Nederlands Fotomuseum beschikt over hoogwaardige depots met optimale bewaarcondities. Op langere termijn wil het verhuizen, onder andere omdat de gezamenlijke collectie blijft groeien.

Collectieregistratie en documentatie
De Raad gaat iets uitvoeriger in op registratie en documentatie van de collectie, omdat die tot de basistaken van de musea behoren. Met een goede registratie worden collecties vindbaar gemaakt. Bij de basisregistratie worden objectnummer, titel, vaste en actuele standplaats, bron van verwerving, verwervingsdatum en methode van verwerving vastgelegd. De registratie vindt zowel op groepsniveau (bijvoorbeeld: een servies) als op objectniveau plaats. De mate waarin inhoudelijke informatie wordt toegevoegd aan de basisregistratie varieert. De museale collecties van Museum Rotterdam, Museum Boijmans Van Beuningen en Maritiem Museum Rotterdam zijn nagenoeg volledig geregistreerd, maar bij andere moet nog een slag worden gemaakt. Het Wereldmuseum werd vier jaar geleden geconfronteerd met een achterstand. De registratie van de objecten bleek in de meeste gevallen niet meer dan basaal. Het museum stelt de komende jaren als prioriteit de registratie verder op niveau te brengen en de collectie en de herkomst van de objecten te onderzoeken. CBK Rotterdam beheert de zogeheten Stadscollectie (circa duizend kunstwerken). Daarvan is meer dan de helft gemeentelijk eigendom. CBK Rotterdam heeft de collectie geregistreerd en documentatie aangemaakt van elk afzonderlijk werk.

Het Nederlands Fotomuseum heeft een grote achterstand; slecht 13 procent van de collectie is geregistreerd. De komende cultuurplanperiode worden met extra middelen van het Ministerie van OCW stappen gezet om de registratie- en de digitalisatiegraad van deze collectie te vergroten. De Raad merkt hierbij op dat de beoogde doelstelling qua registratie zeker nog niet de hele collectie betreft.

Als het gaat om de digitalisering van de collectie voor online presentatie, vertonen de Rotterdamse museale instellingen een achterstand. Musea kunnen dit niet bekostigen uit hun reguliere exploitatie en zoeken hiervoor middelen uit externe bron. Er zijn grote verschillen in de mate waarin collecties zijn gedigitaliseerd. Museum Rotterdam heeft 50 procent van zijn collectie gedigitaliseerd, Museum Boijmans Van Beuningen een 25, Maritiem Museum Rotterdam 12 en het Nederland Fotomuseum 4 procent.

CBK Rotterdam heeft de BKOR-collectie gefotografeerd en op een speciale website geplaatst. Sommige musea nemen deel aan landelijke of wereldwijde platforms, waar collecties aan elkaar worden gekoppeld. Zo wordt de digitale toegankelijkheid voor publiek en onderzoekers vergroot.

Twee musea geven aan dat systemen voor registratie en/of digitale ontsluiting niet meer voldoen aan de eisen van de tijd en in de komende periode moeten worden vernieuwd.

De documentatie is bij alle musea goed verzorgd. Ze hebben hun programma’s en activiteiten goed gedocumenteerd en gearchiveerd en de meeste musea hebben een uitgebreide bibliotheek.

Gebruik van de collectie
Alle instellingen beschrijven duidelijk hoe zij de collectie gebruiken, voor presentaties en exploitatie, voor educatie en onderzoek, en voor bruikleenbeheer. De meerjarenbeleidsplannen weiden hierover uit.

De plannen als geheel geven een eenduidig positief beeld van de manier waarop de instellingen met de collecties omgaan; de meerjarenbeleidsplannen en de collectiebeleidsplannen vertonen hierin samenhang. Uit de meerjarenbegrotingen van de instellingen is goed te herleiden welk deel van het exploitatiebudget bestemd is voor collectiebeheer.

Toch is er ook reden voor zorg. Digitalisering creëert een verbazingwekkend potentieel om publiek en onderzoekers op zeer verschillende manieren te betrekken bij kunst en erfgoed. Er zijn private initiatieven die hieraan een impuls geven zoals het initiatief van Google om beeldende kunst digitaal te ontsluiten. We zien echter ook dat de museale en curatoriale praktijk (het maken en organiseren van tentoonstellingen) geen gelijke tred hebben gehouden met de dynamiek in de digitale beeldcultuur (multimedia en 3D). Het is dringend noodzakelijk om deze kloof te overbruggen en hedendaagse curatoriale praktijken en systemen te ontwikkelen die verder gaan dan het traditionele, intern gerichte collectiebeheer. Dit vraagt om een specifieke impuls op het gebied van digital curation en dat zou tot uiting moeten komen in de strategie op het gebied van digitalisering in musea. De Raad ziet dat dit nog onvoldoende het geval is.

Particuliere museale instellingen
Musea met particuliere collecties waren niet verplicht een collectiebeleidsplan in te dienen. Vanwege de relatieve kwetsbaarheid van deze kleine instellingen adviseert de Raad de gemeente om samen met de particuliere eigenaren en beheerders van de Collectie Rotterdam, ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid, de komende jaren te werken aan een versterking van en samenhang in de Collectie Rotterdam. Dat zou de particuliere musea stimuleren hun collectiebeleid een steviger basis te geven. Opvallend is dat de Stichting RoMeO zijn collectiebeleid serieus neemt en een degelijk en goed uitgewerkt collectiebeleidsplan bij haar aanvraag heeft gevoegd. Het Chabot Museum vindt collectiebeleid belangrijk en wil er de komende jaren meer tijd in investeren. Het verbaasde de Raad dat dit geregistreerd museum nog geen collectiebeleidsplan heeft. In het meerjarenbeleidsplan geeft het museum aan dat het zijn collectie wil onderbrengen in depot aan de Metaalhof in Alexanderpolder. Het Natuurhistorisch Museum Rotterdam geeft aan dringend op zoek te zijn naar een eigen depotruimte.

Niet-museale collecties
De collectie van de Kunstuitleen wordt aangemerkt als een niet-museale collectie; deze behoort niet toe aan een museale instelling. CBK Rotterdam is nog steeds de beheerder van deze collectie. Dat is eigenlijk onnodig, omdat de Kunstuitleen enkele jaren geleden is verzelfstandigd en geen afdeling meer is van CBK Rotterdam. De Raad adviseert de Kunstuitleencollectie direct door de Stichting Kunstuitleen te laten beheren. Wel zouden, zoals het CBK aangeeft, hiervoor specifieke middelen voor onderhoud moeten worden vrijgemaakt.

De Raad juicht toe dat nieuwe instellingen als DIG IT UP en Gedeeld Verleden Gezamenlijke Toekomst, die actief zijn met immaterieel of digitaal erfgoed, zich hebben aangediend voor het Cultuurplan. De Raad wil hier wel benadrukken dat visieontwikkeling over informatie- en documentatiebeheer gewenst is.

Aanbevelingen aan de gemeente

  1. Formuleer een integrale visie op de wijze waarop de gemeentelijke collectie opgeslagen dient te worden in depots. De depotproblematiek van Museum Boijmans Van Beuningen is met de opening van het Depotgebouw opgelost. De RRKC zou graag zien dat de betrokken musea samen met de gemeente een integrale visie ontwikkelen voor de opslag van de overige delen van de gemeentelijke collectie.
  2. Maak werk van digitalisering en digital curation.
    Op het gebied van registratie en digitalisering van collecties vertonen de Rotterdamse musea een achterstand. Ook ontbreekt hier een gezamenlijke aanpak en visieontwikkeling. De museale en curatoriale praktijk houdt geen gelijke tred met de dynamiek in de digitale beeldcultuur (multimedia en 3D). Het is dringend noodzakelijk om deze kloof te overbruggen en adequate curatoriale praktijken en systemen te ontwikkelen die verder gaan dan het traditionele, intern gerichte collectiebeheer. Dit vraagt om een specifieke impuls op het gebied van digital curation.
  3. Faciliteer de instellingen met voldoende middelen voor hun collectiebehoud en -beheer. Bij de uitvoering van de Visie op de Collectie Rotterdam aan de hand van nieuwe beleidskaders blijkt dat de kosten voor het behoud en beheer en collectievorming (ontzamelen) stijgen. Betrokken instellingen zouden hiervoor moeten worden gecompenseerd.
  4. Ontwikkel als museale sector een gezamenlijke visie op de collectie. De instellingen presenteren in hun collectiebeleidsplannen en meerjarenbeleidsplannen geen gezamenlijke visie op de gemeentelijke collectie. Het is te veel ieder voor zich. De gemeente heeft weliswaar in 2017 een Visie op de Collectie Rotterdam ontwikkeld, maar de vraag is of die wordt gedragen door de instellingen en wie hierin de regie neemt. De Raad wil de instellingen aanmoedigen een gezamenlijke visie op de omgang met hun collecties te ontwikkelen. Regie door de gemeente is nodig om bijvoorbeeld het digitaliseringsbeleid en het aankoop- en ontzamelbeleid integraal vorm te geven.