12 mei 2020
Vacature: Bureau-secretaris / Office manager
Over de Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur
Bij de Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur (RRKC) werk je in een klein team dat de gemeente Rotterdam adviseert over kunst en cultuur en werkt aan de verbinding tussen cultuur, stad en samenleving. Dit gebeurt door het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het college van B&W van de gemeente en het initiëren van debat. De Raad stelt in overleg met het college de adviesagenda vast, van waaruit het bureau een werkprogramma opstelt. Eén keer in de vier jaar adviseert de RRKC het college over het Cultuurplan.
De Rotterdamse Kunststichting is het bureau dat de Raad ondersteunt bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. Binnen het bureau is in verband met zwangerschapsverlof op korte termijn een tijdelijke vacature ontstaan voor een:
Bureau-secretaris / Office manager (0,66 FTE)
Wat houdt het werk in?
Als bureau-secretaris coördineer je 24 uur per week het secretariaat van de RRKC. Je bent het eerste aanspreekpunt van de organisatie en ondersteunt zowel de directie in de bedrijfsvoering, als de beleidsadviseurs bij de totstandkoming van diverse adviezen en projecten. Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor de ondersteuning van de uitvoering van het communicatieplan en onderhoud je het contact met de Raadsleden. Je legt verantwoording af aan de directeur/secretaris van de Raad.
Functieomschrijving
Als bureau-secretaris vorm je de verbinding tussen de directie, medewerkers, raadsleden en externe relaties. Je organiseert bijeenkomsten, bereidt vergaderingen voor en notuleert deze. Ook assisteer en adviseer je de directeur bij de planning van werkzaamheden en coördineert dit met overige medewerkers. Daarnaast beheer je de agenda van de directeur en de voorzitter. Tevens ondersteun je als bureau-secretaris de beleidsadviseurs bij verschillende adviestrajecten in administratief, operationeel en inhoudelijk opzicht. Je voert verschillende administratieve en coördinerende taken uit voor deze projecten, zoals agendabeheer, verslaglegging, het bewaken van afspraken en de projectplanning en versiebeheer.
Daarnaast ondersteun je de communicatieadviseur, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het communicatieplan, in activiteiten zoals het up-to-date houden van de website, opmaak en verzending van nieuwsbrieven, beheer van social media en het periodiek aanleveren van rapportages over de inzet van deze middelen.
Taken
- Voert administratieve werkzaamheden uit ten behoeve van de adviezen, zoals het verzamelen en distribueren van stukken, bestanden en adressen of het verzamelen en verwerken van (achtergrond)informatie. Houdt grip op versiebeheer van documenten en op documentstromen.
- Is verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie en follow-up van (digitale) adviespresentaties en publicaties.
- Coördineert en ondersteunt bij de opstelling van jaarplannen en jaarverslagen op aanwijzen van de directeur.
- Verzorgt, organiseert en notuleert raadsvergaderingen, bestuursvergaderingen en commissiebijeenkomsten.
- Beheert de agenda van de directeur en de voorzitter van de RRKC.
- Coördineert werkzaamheden en projecten op het secretariaat. Is met de andere secretariaatsmedewerkers verantwoordelijk voor receptiefunctie (ontvangst bezoek, telefoon en mail)
- Is binnen de organisatie aanspreekpunt en coördinator voor de AVG.
- Is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van de website (in samenspraak met webdeveloper en IT-medewerker) en stemt inzet van de website bij projecten af met directie, IT-medewerker en webdeveloper.
Wat bieden wij?
- Een tijdelijke functie in hartje Rotterdam in het karakteristieke Schielandshuis voor een kleine organisatie die midden in het culturele veld van Rotterdam staat.
- Een arbeidsovereenkomst van 0,66 FTE (24 uur per week) voor de duur van 20 weken. Aanvang van de werkzaamheden geschiedt bij voorkeur per 24 augustus 2020.
- Deze functie is vergelijkbaar met schaal 7 van de CAR – UWO (€ 2.040,- / € 2.986,- bij een volledige werkweek van 36 uur), inschaling vindt plaats op basis van leeftijd, opleiding en ervaring.
- De RRKC hanteert de Code Culturele Diversiteit.
Deze functie vereist
- HBO werk- en denkniveau
- Enkele jaren relevante werkervaring als bijvoorbeeld projectmedewerker of management-assistent, bij voorkeur in de culturele sector
- Zelfstandige en proactieve houding
- Gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen
- Bij voorkeur bekend met het Rotterdamse culturele veld
- Ervaring in het gebruik van Microsoft Office, WordPress, Mailchimp, Google Analytics en diverse social media
- Goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
- Woonachtig in (de directe omgeving van) Rotterdam
Interesse?
Ben je enthousiast geworden? Reageer dan voor 17 juni met een cv en een motivatiebrief gericht aan directeur Rento Zoutman. Je kunt je sollicitatie sturen naar: rrkc@rrkc.nl
Voor vragen over de functie graag contact opnemen met Yasmina Werlich (ywerlich@rrkc.nl)
De voorselectiegesprekken zullen plaatsvinden op 29 en 30 juni. Een eventueel vervolggesprek zal plaatsvinden op 2 juli.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.